Control de tareas y la imputación de tiempo


11 Oct
11Oct

El control de tareas y la imputación de tiempo son dos tareas esenciales en cualquier tarea de organización y cuando realizo cualquier plan online con alguno de mis clientes me aseguro de que estos puntos estén muy claros.


Control de tareas e imputación de tiempo en un plan online


Siempre, en todo proceso, la planificación es importante. Pero de la planificación a la acción hay un paso enorme que no siempre se da de forma adecuada.

La mejor manera de no perderse en la ejecución de un plan es poder programar y medir cada paso que se haya definido en el plan de acción, y por eso hago tanto hincapié en este punto.

Cuando estoy guiando a mis clientes en sus proyectos online necesito poder supervisar sus acciones de alguna manera. ¿Para qué? Bueno, para poder analizar correctamente las causas de los errores y los aciertos del plan, y para que no saquemos conclusiones equivocadas de las acciones llevadas a cabo.

Lo primero que hay que hacer, después de tener un plan trazado, es desmembrar ese plan en tareas concretas que hay que realizar, porque si no sabemos qué tarea debo realizar, el emprendedor se sienta delante de su ordenador y se queda en blanco... ¡no sabe por dónde empezar! Y en ese momento empieza a caer una sombra negra de frustración que, como entenderás, no nos interesa para nada.

A cada una de esas tareas hay que darle una prioridad distinta, identificando distintos grados de prioridad, por ejemplo prioridad alta, media y baja; tampoco hace falta volvernos locos con 10 niveles de prioridad, pero eso nos ayudará a saber qué tareas deben hacerse antes que otras, así evitamos la procrastinación típica de los emprendedores online... (vale, también offline)

Para organizarnos en tramos de tiempo largos tenemos una herramienta de calendario, ya sea Calendar de Google, o iCalendar de Apple, o cualquier otra herramienta con la que te sientas a gusto trabajando, pero no es esa organización la que necesitamos para las tareas, sino una organización más micro, que indique el orden en que deben realizarse.

Y, si el proyecto implica a varias personas, también hay que definir qué tareas va a realizar cada uno de los participantes del equipo.


Vamos, al resumen:

  1. Desmembrar el plan en tareas concretas
  2. Dar diferentes prioridades a esas tareas
  3. Marcar fecha (y hora, si es preciso) de cuándo hay que realizarlas
  4. Asignar quién debe realizar esa tarea.


¿Qué herramienta utilizo para el control de tareas?


Básicamente, utilizo 3 herramientas a la vez, integradas unas con otras para un mayor control y para poder obtener una información más eficaz del proceso:


Google Calendar

El calendario básico de Google es más que suficiente. Puedes crear diferentes calendarios, identificarlos por colores para tener un control más visual, y puedes compartirlo con otros usuarios, lo que lo convierte en una herramienta muy eficaz, sencilla, integrada con todos tus dispositivos y con distintos softwares que estés utilizando y, además, totalmente gratuita para lo que necesitamos.


Trello

Mis tableros de trabajo son mi salvación a la hora de organizar las tareas. No se trata de una organización en plan listado, sino a través de cuadros que se pueden mover de un lado a otro. Por ejemplo, puedo crear tarjetas con tareas para realizar (por ejemplo: Theme de WordPress) y anotar dentro de esa tarjeta cada paso que doy (por ejemplo, subir theme a WordPress, validar API, configuración básica,...)

Además esa tarjeta la puedo colocar en una columna, por ejemplo, de tareas por realizar, o pasarla en su momento a una columna de tareas en proceso, o tareas finalizadas,... Todas esas categorías las dictas tú, dependiendo de tu manera de trabajar o de los procesos necesarios en cada proyecto, así que Trello es una herramienta muy flexible que te permite ver de un solo vistazo cómo va tu progreso y tener controlada su evolución.


trello control de tareas e imputacion de tiempo


Además puedes integrar Trello con muchas otras aplicaciones, así que para mí es una herramienta imprescindible de organización, y puedes trabajar perfectamente con su versión gratuita.


Todoist

Y por último, el Control de tareas puro y duro. Un listado separado por días donde veo cada día qué tares debo hacer, y con cada tarea marcada de un color distinto según su nivel de prioridad.

Cuando abro mi ordenador o mi smartphone por la mañana, veo el listado de tareas a realizar ese día (y puedo ver los de los siguientes días si quiero) dispuestos en orden de prioridad.

Cada vez que concluyo una tarea le clico y la doy por realizada y así van desapareciendo de mi pantalla hasta terminarlas todas. Y en el caso de que otro miembro del equipo necesite una tarea de mi, tan solo la añade y yo la veo en mi pantalla (y viceversa).

Todoist se sincroniza con el calendario que uses y con tu correo para tenerlo todo bien ligado y que no se me escape nada.


todoist control de tareas e imputación de tiempo


Es divertido usar Todoist; la aplicación tiene un sistema de recompensas que te indica qué tal vas con tus logros por tareas realizadas, lo que ella llama el "karma" y te sirve como medidor de tu compromiso o de tu eficacia, e incluso te puede dar pistas de si tus planes son realistas, si te pones pocas tareas a realizar, o si te has flipado mucho y piensas que eres superman cuando ni te acercas un poquito a tal superpoder. 

Puedes trabajar con la versión gratuita sin problemas, pero en este caso la versión Premium te da más opciones que si pueden resultarte de utilidad.


¿Qué herramienta utilizo para la imputación de tiempo?


Este punto me resulta especialmente indispensable para cualquier proyecto ya que, tanto para controlar el tiempo que dedico a un proyecto o a una tarea, como para poder comprobar el tiempo real que utilizo, es una herramienta fabulosa.

Piensa en esto; cuando un cliente te solicita que le ofrezcas un servicio, y ese servicio consta de varias tareas a realizar, ¿sabes cuánto tiempo necesitas para realizar cada tarea? ¿sabes cuánto tiempo real tardas en realizar ese servicio?

Porque si no lo sabes, ¿cómo podrías calcular el precio de tu hora de trabajo?

Lo más interesante es que, cuando tienes una herramienta de imputación de tiempo, si la quieres llamar en inglés que siempre queda más chulo es "Time Track", le das al botón verde cuando empiezas a trabajar en una tarea  cuando paras, o pausas, le das al botón rojo. Tal cual como un cronómetro.

Pero ese cronómetro está registrando el tiempo de una tarea en concreto. Y lo más alucinante es que, probablemente, en muchísimas ocasiones, te sorprenderá la diferencia entre el tiempo que tu estimabas en tu cabeza que te iba a llevar realizar esa tarea, y el tiempo real que has tardado. A veces por más y a veces por menos, pero siempre sorprendente y, sin duda, esclarecedor.

Mi herramienta de imputación, además, la tengo integrada en mis tableros de Trello:


Time Camp


Lo confieso sin rubor: ¡ESTOY ENAMORADO DE TIMECAMP!

No hay descubrimiento de herramienta de productividad y análisis que me haya hecho más feliz que mi sencillo, trasnparente y chivato Time Camp.

Fácilmente integrable desde el propio Trello, al que le puedes añadir piezas, como plugins, llamados "Power-Ups", puedes imputar tiempos a cada tarea que realices y conocer EXACTAMENTE cuánto tiempo dedicas a cada tarea, a cada servicio que ofreces.

Para mí, saber cuánto tiempo dedico a cada servicio o a cada cliente, es vital para mantener un equilibrio correcto en mi oferta.

Además, mi cliente sabe exactamente cuánto tiempo dedico a su proyecto, y esto es vital, por ejemplo, cuando ofrezco servicios de Marketing Digital para empresas.

Mis clientes pagan una cuota mensual, tipo tarifa plana , que corresponden con una cantidad de horas dedicadas a su proyecto para realizar una serie de tareas definidas.

Time Camp es la herramienta que me permite mostrar a mi cliente el tiempo dedicado a cada una de las tareas de su plan de acción, gracias a que me permite generar informes detallados con todos los tiempos dedicados a cada tarea.

Cada vez que empiezo una tarea le click a mi botón verde y arranco con ello; cuando quiero hacer una pausa detengo el tiempo con mi botón rojo y listo. Vuelvo a la tarea, verde. Acabo la tarea, rojo. Y el sistema lo va contabilizando todo para poderlo revisar más adelante, cuando lo necesite, apuntado todo en el informe final.

Puedes usar Time Camp de manera independiente o integrarlo con otras herramientas, como Trello, para tener toda tu información bien cosida.


time camp control de tareas y la imputación de tiempo


¿Por qué tanto control?


Si tienes un plan de acción debes poder controlar cada paso. Todo plan de acción incluye, sí o sí, un paso de análisis para valorar los resultados de las acciones realizadas, y el tiempo dedicado no puede ser un dato despreciado en ese análisis.

De hecho, puede ser un factor determinante para cuestiones como la elaboración de presupuestos, la gestión de tiempo por proyectos, o el reparto de tareas entre miembros de un equipo.


El análisis es una parte indispensable de la organización.


Esta solo es mi manera de mantener mi control de tareas e imputación de tiempo, que he elaborado a mi medida después de probar muchas herramientas durante mucho tiempo que, aunque seguramente son fantásticas, a mí no me han sido de utilidad.

No por la herramienta en sí misma, sino porque por x razones no me resultaba cómodo, práctico o efectivo, y acababa abandonando el método. Un buen método personal es la clave a la hora de escoger tus herramientas.

¿Cuántas personas conoces que compren una agenda a principios de año y en febrero ya no la utilizan?

¿Acaso no funciona la agenda?

Simplemente, el método no es adecuado para esa persona y debe encontrar su modo concreto para organizarse. No todo el mundo funciona con el mismo esquema mental de organización.


Sin duda, el mejor sistema es el que se adecúa a tu manera de trabajar.


¿Tienes tú, otra manera de organizarte para el éxito? ¿Cuál es tu sistema? ¿Usas herramientas de organización y análisis? ¿Cuentas el tiempo de otro modo?... 


Déjame tu visión del tema en los comentarios y así aprendemos todos.

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